(WEB上の)計算機付きのメモ帳・伝言板・掲示板のようなもの 〜today関数とNETWORKDAYS関数で残り作業日数と一日のノルマを算出する〜グーグルスプレッドシート

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today関数とNETWORKDAYS関数で残り作業日数を出して、

残り生産枚数を日割りにする。

(『明日から』欄があるのは、終業時にプリント枚数を入力したときに明日からの枚数が計算されるように「NETWORKDAYS」から「マイナス1」としている。)

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単純な計算なので、その都度頭で暗算しても割り出せるでしょうが、それも一瞬で算出できるくらいの人なら良いのだが、あいにく僕は1浪の末に入学したDランクの私立大学を、教授に泣きついて卒業させてもらったような脳みそなので、単純計算は機械に任せた方が良い。

またソフトウェアで表示する、一日に最低何枚プリントしなければならないか可視化することで、いつでも目で確認できるようにすることで精神的余裕を得たいと思う。

(プリントが早く進むわけではない。。。)

僕の担当のインクジェットは一日にプリントできる枚数が少ない。

デザインの大きさにもよるが、せいぜい数百枚レベルである。

一案件がそれを超える場合、作業は数日間に渡る。

数千枚ともなれば、数週間は必要になる。

その間も、インクジェットの機械は一台だけなので、他の案件、サンプル提出などを並行して作業しなければならない。

そのためには、常に数字として状況を把握して案件をやりくりする。

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それを大いに手助けしてくれるのが、グーグルスプレッドシート。

(WEB上の)計算機付きのメモ帳・伝言板・掲示板のようなものといえば分かりやすいかもしれない。

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後工程のスタッフとインクジェットの進行状況を簡単に共有することができる。

メールでスプレッドシートのURLを関係者に送信するだけ。

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例えば、インクジェットの他にシルクプリントも入り、ネーム付け、タタミ袋入れなどもある場合、インクジェットの状況を常に皆が見ることができる環境になっていれば、後工程の開始タイミングを考えてもらえる。もしくは、インクジェットより先にシルクプリントやネーム付けなどの工程のやりくりができる。

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これを手書きのメモを渡すとなると大変で。

みんなが同時にメモとる?コピーして渡す?ああ大変。

メール本文に書いて送信したり、テキストエディタやExcelの表なんかを添付するやり方もあるが、それだと閲覧できるデバイスが限られるし、何よりリアルタイム性がなく、日毎に余計なファイルが増えたりしてはたしてどれが最新?って迷うことになるかもしれない。

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グーグルスプレッドシートなら、ファイル(というかWEBサイトといったほうがいいかも)は一つ。そこにブラウザでアクセスするだけ。PCでもスマホでもOK。入力した内容がリアルタイム更新。(スマホやタブレット端末のアプリの場合は関数や計算の反映のタイムラグが若干ある)

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いろいろ集計を組み合わせるとこんな感じに。

入力するのは、下部オレンジ色部分。日付とサイズ別にプリントした枚数を入力するだけ。

入力方法をシンプルにしたほうがiPadからの操作が楽。

書式設定で、プリント完了枚数に達したサイズのセルの色が自動的に変わるようにしておくと、ぱっと見で理解しやすい。

後工程の人に「終わってるサイズだけ持っていくね〜。」なんてこともしてもらえる。

初めからここまで作り込んでいたわけではなくて、思いついた時に徐々に手を加えて見やすくわかりやすくなるように工夫していった。

ファイルのURLが変わるわけではないので、新たに共有ファイルを送り直す必要もない。

しかも無料。

ああ、これに数字を入力するだけでプリントが完了したことになればいいのに。

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東京は桜が満開です。

合掌。 

 

 

 

 

 

 

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