googleスプレッドシートが便利です。

その便利さは、共有してこそ強まるのです。

Excelも使ったことなかったくせに。

googleスプレッドシートは、googleが提供するウェブ上の表計算アプリケーションです。ファイルの実態はウェブ上(googleのサーバー上)にあり、みんなで同時に一つのファイルを編集できます。

共有も、URLをメールで送るだけです。

Excelオンラインも似たようなものですが、こちらはExcelの廉価版で機能制限があり、アプリの反応がわるい。(操作からちょっと遅れて動く感じ)

僕はもともとExcelを使ったことがなく、それほど手の込んだ計算はしないので、あのOffice特有の豪華絢爛なインターフェースは必要ないのです。

googleスプレッドシートは見た目がとてもシンプルです。(おそらく)表計算ソフトの機能は網羅していて、さらに、ウェブ上であることを利用したオリジナルの関数がとても便利です。

僕はWindowsとMacintoshとiPadで使うので、それぞれの環境でも操作しやすいところも気に入っている理由の一つです。

そんなgoogleスプレッドシートを使った、プリント進行状況を部門間で共有、連携したときのことを紹介させていただきます。

ひとりvs5000枚

私の担当であるインクジェットプリントは機械が一台しかないことと、スピードに限界があるので、1日にできる生産枚数も限られます。

プリントデータ作成や色合わせにも時間がかかりますし、生産している間は他の仕事ができません。

ひとつの案件だけをずっとやっているわけにもいかないので、生産と校正サンプルなど仕事をうまくやりくりする必要があります。(個人でプリント屋をやられている方、心から敬服したします。)

そこに、数千枚規模の案件が入ってきました。松栄シルクのインクジェット機は1日で生産できる枚数は数百枚です。それも条件により異なります。(柄の大きさ、白インクを使用するか、定着剤の必要量、ボディの種類など)

さらに、後工程にシルクプリントのTASに渡し、そのまた後にタタミ、袋入れ等の仕上げに渡していく必要があります。

TASは複数台あるし、何より自動機なので数千枚などあっという間です。仕上げも人力ゆえに、携わる人数を増やせばできる枚数はあがります。

しかし、インクジェットは一台です。しかも担当者は私1人です。上記の理由で他案件のことも考えると仕事の状況を常に把握し続けること、考えてる時間ももったいないので、ひと目でわかることが必要です。

メールや手書きよりも…

そこで頼るのがgoogleスプレッドシート。

ザックリ言うと、インクジェットでプリントが終わったものが、ある程度溜まったらTASでプリント。それが終わったものから仕上げに回す。

googleスプレッドシートにインクジェットで1日生産した枚数を入力すると集計され、TASのプリント可能枚数として表示される。TASでプリント完了した枚数を入力すると集計され、仕上げ可能枚数として表示される。

各工程で生じた不良(B品)も記入していくと、最終的な予備の枚数も出る。

いちいち手書きメモや、メールや口頭で伝えるよりも一目瞭然です。

ああ気持ちイイ。

集計されてくると、1日のペースや1時間当たりの生産枚数も知りたくなり、完了目標を設定して、1日のノルマを出したりとシートを進化させていきました。

TAS、仕上げとの連携シート、インクジェットのペース、インクジェットの作業記録、出勤日設定、完了目標日ごとの設定シートなどなど…。

詳しい解説はまた今度…..。